小说123

第四章会展场馆和设施设备管理学习目的（第6页）

会议中心与展览中心一样需要完善的场地环境管理，尤其是接待国际会议比较多的会议中心，对会议环境的要求很高。会议区域的清洁工作是整个会议中心场地管理的重要组成部分，其具体工作和其他功能区域并无很大的区别。要注意的是，进行会议室清洁时会涉及各种设备，有些是比较精密的设备，因此动作要格外仔细。椅子和桌子等虽然价值不大，但最容易损坏，在布置和收尾时不要只图快而不加小心。当一个会议结束时，应该立即进行收尾工作，清理会议室。因为经常会有潜在客户走过会议区域，不整洁的会议室会给其留下不好的印象。

另外，要搞好场地管理，会议中心还需要了解许多有关会议组织方决策流程的详细情况。比如，如果接待的是多天的会议，应该尽量安排在同一会场以减少会场方的劳动量，为客人提供具有连贯性的服务。还有，通常会议主办方会要求把会议室以及全部会议设施都预留给他们，至少要留到其活动日程基本排定的时候，但从会议中心方面来说，会议室闲置的状态显然要影响他们的效益。所以，会场方面要与组织者加强沟通，要督促其对活动的要求提出切实可行的计划。

三、会议中心的常用视听设备如今，各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么设备以及所需设备的特点，而对视听系统了解不深的会议组织者有可能需要会议中心的服务人员提供帮助，所以每一个会议的服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。会议室所需的视听设备的种类大致有：

1。音响设备

音响设备是大多数会议室都必须配备的。会议中心必须拥有高质量的音响设备，这对于会议的成功是至关重要的。音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象，要使所有与会者能够听得清楚。

麦克风是最普遍的音响设备，一般有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等种类，适合不同的需要。在使用各种麦克风时，要确保只从说话人一个方向采集声音，排除从其他方向和麦克风后面来的背景噪音。可以使用表面多孔的挡风，以降低出现吹气声和砰砰声等杂音的可能性。使用无线麦克风最易受到信号干扰，所以应该在移动到的每个部位都做一下试验，以免信号通过临近的扩音器传出。

扬声器需要被合理地分配到合适的位置，以保证整个会场中没有声音“死点”。当它与投影设备共同使用时，应该与屏幕放置在一处。研究表明，当声音和图像来源于同一方向时，人们的理解力较好。

在使用多个麦克风时，或者会议过程需要录音时，应设专人控制调音台。调音台能够随时提高或降低每个输入声音的音量，最好把它放置在观众席中，以便调音师能够确切地和观众听到相同的声音。

2。放映设备

（1）屏幕。会议中心的屏幕有多种类型，比较常见的有尺寸较大的速折式屏幕，使用的时间较长，而且相对投资较低；还有墙式或天花板式屏幕，可以用钩子或绳子安装在墙壁或天花板上，价格不贵，并且带有金属套管，便于储藏；三角架屏幕可以永久性地装到可以折叠的三角架上，因而可以被放置在任何地方，具备重量轻、便于携带、用途广泛以及价格低等特点，特别适用于小型会议；白色玻璃屏幕宽度很大，可以提供更大角度的稳定亮度，在座位与屏幕形成大角度的小厅室很适用。屏幕的选择要考虑镜头的焦距、放映机的距离等，其大小取决于房间的高度，安放位置、角度等，只有合适，才能保证良好的视觉效果。屏幕摆放有两条原则：5英尺原则和1×6原则。从屏幕底端到地板的最小距离是5英尺，人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍，最远不能超过屏幕宽度的6倍。

（2）幻灯机。如今的幻灯机已经大大改进，通常使用装片盘系统，倒置或者翻转幻灯已经基本被取代了。现代的幻灯机可以用无线遥控装置操作，可以与同步录音带相连，可以用电脑编程制作多影像产品，还可以与分解器同用。但与录像相比，幻灯机的移动能力有限，而且风扇的声音会打扰人。幻灯机镜头通常是4—6倍变焦镜头，但如果是在更远的距离内投影，应该备有更大的镜头。

（3）背射式投影。这种投影设备的主要优点是观众看不到任何投影设备，不再需要设置过道，使得演讲者能够有更多的活动自由。图像看上去好像不来自任何地方，因此使得演示显得更加戏剧化，效果比较好。其缺点是需要在一个屏幕后有一个几乎是全黑的投影区。如果屏幕后空间有限，则需要一个更昂贵的广角镜头。

（4）电影放映机。它拥有全动感能力以及优秀的颜色演示效果，可用于投影大的、高质量的影像。但是其内置音响效果通常不太好，在较大的会议室中，需要与原有的音响系统或一个独立的、辅助性的音响系统连接起来，以获取更清晰的声音效果。从一个较远的距离投影时，需要使用较高强度的灯泡。另外，尽管有些电影放映机有自动装片系统，但还是要配备操作人员将胶片放入机器内。

（5）高射投影仪。在会议室中，高射投影仪的需求量一般比较大，其相对价格较低，很少出现故障，而且可以在亮的房间里使用。其使用的透明胶片可以在复印机上迅速复印，使用简便。使用高射投影仪时，演讲者无需看屏幕上被投影的影像。他可以看着投影仪上的片子，这与观众看到的完全一样。这样他就能面对观众并保持目光交流，以便能激发观众的反应。在演示过程中，演讲者可以通过在透明胶片上做标记来控制演示。这种设备的缺点是内置式风扇的噪音会成为干扰因素，而且其再现的颜色有限。

（6）录像投影仪。除了人数很少的会议外，看录像带都必须使用录像投影仪。录像投影仪的优点是有立即重播的能力，拥有全动感和色彩，可以用录像展示电脑上的信息，但是设备比较昂贵。录像设备要特别注意兼容问题。尤其是在国际会议场合，很多演讲者来自国外，而各国的录像带标准都常常不同。

（7）VCDLCDDVD机。用于放映光盘，其功能可以取代录像机。这些设备自身体积小，操作方便，使用的光盘体积小，但却可以压缩大量的图文、声像信息，清晰保真，价格也不贵。

（8）电视机。在极端的小型会议情况下可以使用。会议中心应配备完善的卫星及有线电视系统，能够接收主要省市有线台的节目信号及涉外卫星电视节目。在多功能厅、会议室、大堂、门厅等处都要预留向中控室转输视频信号的通道。

3。特殊视听设备

（1）同声传译。同声传译是目前国际上普遍采用的译音方式。除了红外线译音之外，有时也使用有线译音和无线译音。一般而言，口译员在隔音的小隔间将演讲者所说的内容通过无线耳机翻译给与会人员。同声传译使与会人员在某个特定范围内能听到他们自己的语言，并且能够在不同语言之间来回选择。随着会议活动越来越国际化，会议中心提供同声传译是必需的。尽管同声传译在设备（隔音的小隔间、耳机、天线或红外线发射器）和人员（口译员、技术员）方面成本都很高，但随着国际会议的不断增长，更多的会议主办方会需要这种服务，有能力提供这种服务的会议中心会在这个利润丰厚的市场上赢得更多的市场份额。

（2）多媒体投影仪。它是一种可以与电脑连接，将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是：一方面，无需将电脑中的资料打印出来制成幻灯、胶片等，节约成本，减少中间环节，使用快捷；另一方面，具有动感，需要修改或强调时直接用电脑操作，观众立即可以看见。多媒体投影仪体积小，搬运、安装、储藏都很方便，它的应用在某种程度上已经可以代替传统的幻灯机、投影仪、白板、录像机等，能够减少投资，并使对客服务更快捷。但是要使用它，必须要有与之相匹配的投影银幕和电脑设备。在会议开始之前一定要做好电脑的连接以及与银幕的距离调试等工作，保证投影效果清晰不变形。

4。其他演示设备

（1）配套挂图和黑板。这些设备价格低廉，占据很少的座位空间，对“头脑风暴法”和培训会议很理想。但是其使用只能局限于很少的观众，并且常常容易变得脏乱不堪。

（2）白板。与粉笔板相比，白板更为清洁和方便。它既可用作即席的投影屏幕，又可用于演示，便于随时阅读和改写；电子白板更为方便，它能重现书写或放映的所有内容，便于复制，避免了大量记笔记给与会者造成的注意力干扰；双向电子黑板是白板的另一技术进步，它能将书写在上面的资料通过电话线发送给另一张板。

（3）电视大幕墙。它适用于大型会议，演示的图像大而且十分清晰，色彩鲜艳，声音效果好，具有质感，还能同步播放现场会议情况。但它只是一个扩大的电视屏幕，体积庞大，安装和搬运不方便。不过随着科技的发展，如今的电视大幕墙渐渐趋薄，重量减轻，功能逐步增加。

（4）视频点播系统。其主要功能是通过局域网在会议中心各主要空间（如国际会议厅、多功能厅等）举行的各种国内、国际会议及集会上，提供视频资料及节目的实时点播和直播；还可以在主要公共空间摆放的触摸屏上实现视频节目的点播（如可点播MTV、产品介绍、企业电视广告片及其他音像资料等）。

（5）可视电话会议。可视电话会议能够提供全动感、面对面的网络工作，是最为昂贵和复杂的电话会议。它通过开发电脑、电视和电话功能并使之互相匹配来同时传输声音、数据和图像，能够将彼此距离很远的多个会议室连接起来，实现“面对面”的交谈，适合于召开各种会议和现场交流。设置这一设备系统需要购买或租用卫星上的行链路系统，尽管这个过程需要大量的投资，但是很多会议中心还是认为值得。因为电话会议能够成为昂贵的旅行和住宿的可行替代品，他们预期此项投资能带来比较大的收益。

以上列举的都是会议中心现在应用比较广泛的视听设备。现代化会议中心的发展和竞争能力的提高，依赖于高科技视听设备的应用。现在各种先进视听设备更新换代极快，要最大限度地满足客户需求，就必须在合理分析的基础上不断投入，实现设备的升级更新。

四、会议中心设施设备系统管理会议中心为会议活动及围绕会议的其他活动提供多种多样的服务，这必须依托于整个设施设备系统的运作。会议中心的设施设备可以按照功能大致分为以下几类：（1）生活服务设备：照明、空调、给水排水、制冷、清洁设备等；（2）会议设备：视听、通讯、办公设备等；（3）能源设备：变配电设备、应急发电设备等；（4）娱乐设备：健身设备、按摩设备等；（5）美化环境设备：如地毯洗涤机等；（6）消防保安设备：如消防栓等；（7）交通运载设备：电梯、车辆。

会议中心设施设备系统的管理主要包括以下管理要点：

1。会展中心设施设备的前期管理

设施设备的前期管理是从设备规划、选型、订购、安装到完全投入运行这一阶段的全部管理工作，它是整个设施设备管理中的重要组成部分，将决定设备的技术水平和系统功能，大大影响设备寿命周期费用。认真做好设备前期管理工作，可以为设备日后的使用、维护、更新等工作奠定良好的基础。前期管理工作中要注意加强市场调研，在科学的可行性论证基础上作出规划决策。设备选择的标准主要有：

（1）适用性。设备的选择首先要考虑能否适应当前市场的需要，能否满足客人会议活动和其他活动的要求。选择时要有超前意识，设备的性能要先进。设备单机要与整个设备系统配套，以便进行技术管理，要注意技术上的兼容性。

（2）经济性。选择设备要考虑投资预算，考虑设备的价格、能源消耗、维修费用等因素。

（3）安全性。设备安全与否，直接关系到会议中心所有人员的人身安全，关系到会议中心的声誉和效益，所以选择设施设备时要考虑是否装有防止事故发生的各种装置。

（4）方便性。设备的使用要灵活方便，适应不同的工作条件和环境，能减轻操作者的劳动强度；供客人使用的设备更要强调易于使用和易于修理。

（5）美观性。设施要注重格调和文化内涵，而不必一味追求高档。

（6）环保性。设备的噪声和排放的有害物质会危害人体健康和污染环境，应该严格按照环保标准来选择设备，对某些设备要求附带有消声装置，有些要配以相应的净污附属设备等。