小说123

第四章会展场馆和设施设备管理学习目的（第5页）

会议中心是主要为各种会议活动提供专门场地、设施设备和服务的场所。它一般以承办接待国际、国内会议及展览等其他大型活动为主要经营项目。一般来说，会议中心具有最新的视听和通信技术装备，能够提供专业的会议视听服务，并且还配套提供餐饮、商务、信息咨询、票务、旅游等服务，以及视听、办公等设施设备的出租服务。

和展览中心一样，会议中心的建设也需要结合区域经济的发展和特定市场的容量，不能一窝蜂地盲目上马。兴建会议中心是投资巨大的项目，如果因市场不够大而造成了会议设施的长期闲置，其代价是十分高昂的。很多情况下，会议中心也会成为同时包括展览功能的“会展中心”。虽然展览和会议活动有比较大的联系，但在建设时仍要考虑在区域内是否会造成重复建设。

2。会议中心的类型

会议中心是一个相对比较新的概念。尽管各个会议中心在范围和目标市场上不尽相同，还是可以大致分为4种基本类型：

（1）行政人员会议中心。比较专业地提供专门的会议场地和各种设施设备，以及餐饮、住宿等服务。

（2）度假式会议中心。除提供正常的会议设施设备外，还配置了多种娱乐设施。一般坐落于风景优美的地区，能较好地满足与会者休闲的需要。

（3）附属式会议中心。与另一个实体相连接，如饭店的侧楼。

（4）无住宿式会议中心。不具备睡房条件。

虽然会议中心也是从饭店会议设施发展而来，但从会议场地和设施设备等硬件条件来看，会议中心在设计上与一些饭店中所提供的会议设施是有区别的。不少饭店也将接待会议作为经常性业务，但其硬件条件还是有所欠缺。如，固定式会议室多，多功能厅少，这就不易满足会议主办方对不同铺台形式的需求；会议厅、室大小配套搭配不够，往往无法承接某些对场地要求特殊的会议；没有能力提供某些先进的视听设备；会议厅门口没有配套的衣帽存储设施等等。

而以接待会议为主要业务的会议中心，一般都拥有大小配套的多个会议厅，并且拥有多个使用灵活的多功能厅。大型会议厅还有与之配套的可同时容纳几十人的卫生间，有能供几百人同时存放衣帽的衣帽柜。由于许多大会安排的是全天会议，会议室的设计特别讲究耐用和舒适，灯光、空调等完全适合会议活动的需要，最突出的是配备了大量通用的现代化视听设备。其他餐饮、客房服务也都主要围绕会议活动的特点，能够很有针对性地满足会议团体的需要。例如，客房通常很宽大并且配有工作间和书房；餐厅常常提供灵活性很大的自助餐等等。

二、会议中心规划管理同展览中心一样，会议中心也要注意合理规划，一般要注意以下内容。

1。选址和建设

会议中心一般应该规划在交通便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、客运站等地方。度假式会议中心强调会议场地周围有优美的环境。如果是独立的会议中心，要考虑周边有无配套的饭店来提供足够的餐饮、住宿等服务。

会议中心建设中要引入环保概念，尽量减少人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏。这就要求会议中心的建设规划中要对绿化指标、日常耗能指标等都要加以考虑，并尽量使用无污染的建筑材料，设置高效率的电器设备，建立完善的废弃物处理系统。

2。内部规划

在会议中心内，一般应划分出独立的会议区域，把会议区和餐饮等其他区域分开。尽量使会议室避开繁忙吵闹的地方，以便把干扰降到最低点，确保会议的效果。商务中心和会间休息区要靠近会议室，提供方便的服务。关于餐饮、客房以及其他服务区域的场地规划可以参见一般饭店的场地规划，本书在此仅详细叙述会议区域的场地规划和管理。

要使得会议空间得到充分的利用，为会议团体提供舒适的环境，会议中心必须适当地规划会议室的空间。主要考虑的内容如下：

（1）会议室面积

会议室一般要大小规模俱全，大到可以容纳几千人的会议厅，小到可供几个人使用的贵宾洽谈室，以容纳不同规模的会议团体。对于某个特定的会议活动，确定合适的会议室面积时要考虑的因素有：预期出席人数、布局、所需视听设备数量和种类、放置衣架及资料的空间等等。另外，会议中心应该设有一些可以使用气墙或折叠隔离门进行拆分的会议室，这类会议室具有很大的灵活性，比较适用于有分组活动的培训类会议。

会议中心向外界提供的促销材料中应该附有清晰的会议室平面图，并保证数据的准确性。比例图上应该标明会议室的尺寸、天花板高度、各种最常用布局下的客容量，还有门、窗、柱子、电梯、电源插口和阻碍物等细节。因为诸多因素的影响，会议室的实际可用面积比较难于测算。为了解决这一问题，专业会议管理协会（PCMA）开发出一种方案，通过复杂的激光设备对会议室的规格和容量进行实地测量，然后用计算机软件绘制出十分精确的会议平面图，以此确定布置空间的大小。会场方可以先用该图纸自行进行演示。会议室空间一旦经过认证，会场方就获准在促销材料上使用该图纸，并且可以使用PCMA的印章。

（2）座位和布局

会议室应具有不同的空间布局形式，如礼堂式、剧院式、教学式，以适合不同种类和规模的会议活动。会议室的布局与座位的摆放类型应当一致。

有时，会议室的使用率很高，同一个会议室常常在一天内有好几个会议，而且间隔很短。这就要求在会议室布置时要考虑到下一个会议的形式，确定布局是否一致，是否有足够的时间来调整。最好能设法把相类似的会议排在一起，使所需要的人力和设备调整时间减到最少。

（3）会议室家具

1桌椅。桌椅的设置特别要符合人类工程学的原理，会议有时会持续很长时间，与会者需要一直集中注意力，因此桌椅要使与会者感到舒适是最重要的。桌子一般的标准高度是60厘米，宽度最好能够随意组合，布置时以座位间隔令人舒适为原则。椅子有扶手椅、折叠椅等各种种类，要根据会议需要的情况来选择合适的高度和样式。

2平台。平台使用在不同的场合，特别是为宴会和讲话者升高主席台的位置，其长度可以任意组合，搭建时要注意仔细核查安全规定。

3讲台。一般有桌式或地面式讲台。平时要在讲台上准备好照明固定装置和足够长的电线，保证能够接到电源插口。要确保在顶灯关闭的时候讲台照明的电源不会被同时切断。一般来说，永久性主席台允许安置供演讲者直接操纵灯光和视听设备的控制器。而便携式讲台多适用于临时性布置，它只要配有音响系统并能够连接普通电源插口就可以了。

总的来说，选择会议室家具时要考虑家具的牢固性和耐用性，选择便于操作、便于储藏的家具，不使用时应当摞在一起，防止脆弱的部分暴露出来。还有，为了避免过多的搬运和储藏，最好是购置多用途的会议室家具，比如可拆卸互换大小不同底盘的桌子，有双重高度的折叠台等。

（4）会议室照明

会议室照明对于会议的效果和气氛有着很大的影响，大部分新型的会议室都有完善的灯光设备。会议室基本照明设备有射光灯、泛光灯及特殊效果灯，有时还会用舞台灯和聚光灯来突出讲台上某位演讲人。室内灯光的调光器是会议室内必要的装置，可调节光线装置显然要比简单的开关键更适合会议活动的需要。当人们演讲时，通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。也可以设置头顶暗光灯开关，以便使观众在看清屏幕上投影的同时，能够记笔记。

照明方面的技术细节应由专业人员负责。会议中心的服务人员也应对灯光设备的使用有足够的使用知识，在每个会议活动开始前一定要做好灯光调试工作。

（5）会议室空气状况

与会者集中在会议室的封闭空间内，会议室的空气状况大大影响着人们的健康和心理感受，因此，要时刻保证室内通风良好，空气质量良好。

一般要求会议室净高不低于4米，小型的不低于3。5米；室内气温一般夏季为24—26度，冬季是16—22度；室内相对湿度夏季不高于60%，冬季不低于35%；室内气流应保持在0。1—0。5米秒，冬季不大于0。3米秒。

（6）其他细节

会议室的高度会制约投影屏幕的高度，影响放映机的距离和座位安排，在确定天花板高度时不但要考虑其本身的形状，还要考虑到吊灯、装饰物等；会议室墙壁的隔音效果要好；在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰，因此会议室需要铺地毯；柱子严重影响座位数量与视听设备的设置，如果会议室有柱子，要合理安排座位布局，使它们不至于遮住与会者的视线。

3。场地管理要注意的问题